Cómo aprovechar mejor nuestro tiempo y ser más productivos

Se denomina time management, o gestión del tiempo en castellano. Un concepto que nos llega del lenguaje empresarial anglosajón, pero que no significa otra cosa que administrarse bien las horas del día y organizarse para hacer todo lo previsto en el tiempo disponible. Quienes estamos acostumbrados a trabajar con plazos ineludibles que hay que cumplir sí o sí sabemos bien que esta habilidad es imprescindible para no perder el norte, y que sin un buen control de las tareas podemos perdernos en un marasmo agobiante. Esta paralización nos introduce en un círculo vicioso: “No me da tiempo, no me da tiempo.” Y mientras la presión aumenta, el tiempo se escapa por el desagüe.

Hay un término que últimamente parece haberse puesto de moda en la jerga psicológica, con algún libro de autoayuda que he llegado a ver en las estanterías de algún centro comercial: la procrastinación. Según la Wikipedia, consiste en “la acción o hábito de postergar actividades o situaciones que deben atenderse, sustituyéndolas por otras situaciones más irrelevantes y agradables”. Vamos, el “no dejes para mañana lo que puedas hacer hoy” de toda la vida. Se ve que como las distracciones son cada vez más abundantes, ya que gran parte del trabajo se ha trasladado frente a la pantalla del ordenador, necesitamos una voluntad cada vez más férrea para centrarnos en las tareas que se deben hacer y dejar de lado las accesorias.

Para combatir esta tendencia y conseguir gestionar bien nuestro tiempo, algo que según dicen cada vez es más apreciado por las empresas, existen muchas técnicas. Unas más clásicas, como elaborar listas diarias o semanales con las tareas por hacer, y otras más actuales en las que nos puede echar una mano la tecnología y que resultan más interesantes.

Existen aplicaciones para nuestros teléfonos Android, otras para iPhone o iPad y multitud de ellas para nuestros escritorios que también ayudan a la gestión de proyectos. En este caso, me centraré en la técnica Pomodoro, ya que es la que mejor resultados me da, es sencilla y puede ponerse en funcionamiento de diversas maneras, a gusto del usuario.

Francesco Cirillo es el creador de este sistema cuyo nombre se basa en los temporizadores de cocina con forma de tomate (pomodoro en italiano) y que consiste en dedicar 25 minutos a cada tarea que tengamos pendiente, ni un segundo más. Concluido ese lapso de tiempo, nuestro reloj sonará y dispondremos de 5 minutos para descansar. Después, seguiremos con otra tarea. Compartimentar el trabajo de esta manera resulta efectivo, porque evita las distracciones y nos coloca horizontes de tiempo asequibles pero a la vez suficientemente amplios como para ser productivos. Por supuesto, muchos de los trabajos que desarrollemos requerirán más de 25 minutos para estar listos, pero siempre podemos dividirlos en pequeños lotes que permitan terminar en ese tiempo. Y, eso sí, hay que descansar cada cuatro pomodoros durante un rato algo más largo, unos 15 o 20 minutos.

Para los que necesiten de un control del tiempo más organizado, bien por cuestiones de trabajo o estudio, existen herramientas útiles para poner en marcha esta técnica. Además del temporizador casero y un papel donde apuntar el objetivo de cada sesión tomatera, se pueden usar extensiones para Chrome como Gimme A Break! o (para los más distraídos) Strict Pomodoro, que incluso bloquea el acceso a las páginas web que indiquemos, como las “roba-tiempo” Twitter o Facebook. Y para tenerlas en el escritorio, existen aplicaciones como Keep Focused útiles y sencillas, que nos dejarán sin excusas para perder el tiempo. Excepto cuando queramos hacerlo.

Imagen de cabecera: Xava du
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